Dokumentation in der Suchtberatung: Wie KI den Arbeitsalltag im Blauen Kreuz verändert

<callout-box-left>• <b>Zeitersparnis: </b>Rund <b>ein Drittel weniger Dokumentationszeit</b> und Notizen direkt nach dem Gespräch<br/> • <b>Aktualität: </b>Keine aufgeschobenen Notizen mehr<br/> • <b>Qualität: </b>Konsistent und fachlich fundiert <br/>• <b>Struktur & Klarheit: </b>Übersichtliche, direkt nutzbare Notizen<br/> • <b>Sprache: </b>Versteht Dialekt und gemischte Sprachsituationen<br/><callout-box-left>

Blaues Kreuz 
Bern-Solothurn-Freiburg

Dokumentation kostet Zeit, ist aber unverzichtbar. Beim Blauen Kreuz Bern-Solothurn-Freiburg führte das lange zu hohem Aufwand und wenig Einheitlichkeit im Team. Heute sieht das anders aus.

Das Blaue Kreuz BE-SO-FR ist eine Fachorganisation für Suchtfragen mit Schwerpunkt Alkohol und in den Kantonen Bern, Solothurn und Freiburg tätig. Rund 90 Mitarbeitende arbeiten an verschiedenen Standorten in den Bereichen Prävention, Beratung und Integration. Im Bereich Beratung und Therapie bietet die Organisation ein niederschwelliges, breit gefächertes Angebot – von Einzel-, Paar- und Familiengesprächen über Kurzberatungen per Telefon, Mail oder online bis hin zur Begleitung vor und nach stationären Aufenthalten. Auch Angehörige sowie Kinder aus suchtbelasteten Familien werden gezielt einbezogen. Ziel ist immer dasselbe: Menschen auf ihrem Weg zu mehr Selbstbestimmung und Lebensqualität zu begleiten.
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Mike Sigrist ist stellvertretender Geschäftsführer sowie Bereichsleiter Beratung. Seit rund 25 Jahren ist er in der Organisation tätig und kennt die Entwicklung der Beratungsarbeit aus nächster Nähe. Neben seiner Leitungsfunktion ist er weiterhin selbst in der Beratung aktiv und damit nah am Alltag der Mitarbeitenden und Klient:innen. Seine Rolle umfasst nicht nur die fachliche Führung, sondern auch die Weiterentwicklung des Bereichs. Dazu gehört für ihn bewusst, neue Ansätze und technische Lösungen zu prüfen und einzuführen, die die Arbeit im Team erleichtern und sinnvoll unterstützen.

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Ausgangslage: Viel Aufwand, wenig Einheitlichkeit

In der psychiatrischen Spitex ist die Dokumentation zentral – nicht nur zur Sicherung der Behandlungsqualität, sondern auch für die Vergütung durch Krankenkassen. Gleichzeitig ist sie zeitintensiv: Früher wurden nach einem vollen Arbeitstag oft zwei bis drei Stunden für Verlaufsdokumentationen benötigt. Rund 20–30 % der Arbeitszeit fliesst in die Dokumentation und nicht direkt in die Versorgung der Klient:innen. Hinzu kommt, dass zunehmend junge Kolleg:innen im Team sind, die sich erst an die Komplexität der Pflegedokumentation herantasten müssen.
Ein weiteres Thema: Unterschiedlichste Sprachen und Dialekte im Alltag – von Schweizerdeutsch über andere Sprachen bis hin zu gebrochenem Englisch.

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Wie PlaynVoice Dokumentation smarter macht

Die Dokumentation erfolgte über viele Jahre klassisch: handschriftliche Notizen während oder nach den Gesprächen, die anschliessend ins Klientenerfassungssystem übertragen wurden. Dabei arbeitete jede Person im Team mit einem eigenen System, was zu Unterschieden in Qualität und Struktur der Dokumentation führte. Gleichzeitig war der Aufwand hoch, da die Notizen erst handschriftlich festgehalten und anschliessend übertragen werden mussten. Nicht selten wurde die Dokumentation deshalb aufgeschoben und blieb teils über längere Zeit offen. Vor diesem Hintergrund ging es nicht nur um Effizienz, sondern auch um den Wunsch nach mehr Einheitlichkeit im Team.
Gleichzeitig bestand bei Mike schon länger ein Interesse an technischen Lösungen, etwa durch Tests mit digitalen Notiztools oder Handschrifterkennung. Wirklich überzeugend war jedoch keine dieser Optionen.

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Warum PlaynVoice?

Mikes Ziel war es, Lösungen zu finden, die sowohl den Arbeitsalltag erleichtern als auch eine gewisse Standardisierung ermöglichen.
PlaynVoice wurde zunächst im kleinen Rahmen getestet. Entscheidend war dabei nicht nur die Zeitersparnis, sondern vor allem die Kombination aus sofort verfügbarer Dokumentation und einheitlicher Struktur. Die Rückmeldungen waren schnell eindeutig genug, um den nächsten Schritt zu gehen: die Einführung im gesamten Team.

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„Ich schaue immer, was uns fachlich und technisch weiterbringt und wie wir uns die Arbeit erleichtern können."

Mike Sigrist

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Gleichzeitig blieb Raum für individuelle Nutzung: Mitarbeitende können selbst wählen, wie ausführlich die Notizen sein sollen und wie sie das Tool in ihren Arbeitsstil integrieren.

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Nutzung im Alltag

PlaynVoice wird heute standardmässig vom ganzen Team eingesetzt, sofern Klient:innen einverstanden sind. Die Notizen entstehen direkt nach dem Gespräch und meist ist bereits beim Verabschieden eine erste Version vorhanden, die anschliessend ins Klientensystem übernommen und bei Bedarf ergänzt wird. Früher wurde das oft erst deutlich später erledigt.

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„Für mich ist es eine wichtige Zeitersparnis, da schon etwas Schriftliches elektronisch vorhanden ist, auf dem ich meine Dokumentation aufbauen kann."

Mike Sigrist

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Entscheidend ist: PlaynVoice liefert eine Grundlage. Die fachliche Einordnung und Verantwortung bleiben vollständig bei den Mitarbeitenden.

Ein typischer Ablauf sieht so aus:

• Aufnahme starten
• Gespräch führen
• Automatische Zusammenfassung direkt im Anschluss
• Durchlesen, anpassen, ergänzen
• Übertragung ins Klientensystem

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Was sich konkret verändert hat‍

1. Dokumentation passiert sofort‍

Der wohl sichtbarste Effekt: Notizen bleiben nicht mehr liegen. Die Dokumentation erfolgt direkt im Anschluss an die Sitzung und ist damit aktuell und verlässlich. Was früher teilweise Tage oder Wochen offen blieb, passiert heute direkt im Anschluss.

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„Ich hatte Notizen manchmal zwei Wochen offen. Jetzt bin ich praktisch immer up to date.“

Mike Sigrist

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2. Deutlich weniger Aufwand beim Schreiben‍

Die eigentliche Entlastung liegt nicht im Wegfall der Arbeit, sondern im Einstieg. Statt bei null anzufangen, können die Mitarbeitenden auf einer bestehenden Grundlage aufbauen, diese prüfen, anpassen und ergänzen. Gerade für Mitarbeitende, die Schreiben als zeitintensiv erleben, macht das einen grossen Unterschied.

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„Ich würde sagen, wir sparen ungefähr ein Drittel der bisherigen Dokumentationszeit ein."

Mike Sigrist
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Damit wird Dokumentation nicht überflüssig, aber sie wird deutlich handhabbarer.

3. Qualität der Notizen‍

Die Anforderungen an Dokumentation sind klar definiert: nachvollziehbar, fachlich korrekt und transparent gegenüber Klient:innen. Gerade in Bezug auf Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit wird die Qualität als konstanter erlebt als früher. Gleichzeitig bleibt klar, dass die finale Verantwortung bei den Fachpersonen liegt.

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4. Stark im Umgang mit Sprache‍

Ein grosser Vorteil zeigt sich im Alltag: PlaynVoice kommt gut mit sprachlicher Vielfalt zurecht. Schweizerdeutsch, verschiedene Dialekte, Hochdeutsch oder auch gebrochenes Deutsch werden zuverlässig verarbeitet. Gerade in einem heterogenen Beratungskontext mit unterschiedlichen sprachlichen Hintergründen ist das entscheidend.

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5. Mehr Zeit für die eigentliche Arbeit‍

Mehr Zeit heisst hier nicht mehr Umsatz, zumindest nicht im klassischen Sinn. Im Setting des Blauen Kreuzes führt die geschätzte Zeitersparnis von rund einem Drittel nicht zu mehr abrechenbaren Klient:innen, da ein Globalbudget besteht.

Stattdessen entsteht Freiraum für andere Leistungen:

• Mehr Zeit für verschiedene Angebote wie Telefon, Mail, Gruppen oder Vorträge
• Bessere Nutzung vorhandener Ressourcen
• Mehr Fokus auf inhaltliche Arbeit statt auf Dokumentation

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Einordnung aus Sicht der Organisation

PlaynVoice wird klar als Unterstützung verstanden, nicht als Ersatz.

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​​„Es nimmt nicht alles ab, das soll es nicht, das darf es nicht.“

Mike Sigrist
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Der Fokus bleibt auf der Beziehung und der Arbeit mit den Klient:innen. Dokumentation wird weiterhin als notwendiger Teil gesehen, aber nicht als Kern der Tätigkeit.
Gerade im Verhältnis zur eingesparten Zeit und zum reduzierten Aufwand wird das Preis-Leistungs-Verhältnis als stimmig wahrgenommen.

​​„Aufwand und Ertrag müssen stimmen und hier stimmt das für uns wirklich sehr gut.“

Mike Sigrist

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Fazit aus der Praxis

PlaynVoice wird nicht als „Wunderlösung“ gesehen, aber als eine, die im Alltag funktioniert und pragmatische Unterstützung bietet. Es nimmt den grössten Teil der Dokumentationsarbeit ab, ohne die fachliche Verantwortung zu ersetzen. Genau darin liegt der Mehrwert. Oder, etwas direkter:

​​„Notizen schreiben ist nicht der Grund, warum wir diesen Job machen.“

Mike Sigrist

Heute bedeutet das konkret:
Die Dokumentation ist aktuell.
Der Schreibaufwand ist deutlich reduziert.
Die Qualität verbessert sich.

Und vor allem: Es entsteht mehr Spielraum für die inhaltliche Arbeit, sei es in Gesprächen mit Klient:innen, in zusätzlichen Angeboten oder in anderen fachlichen Aufgaben.

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<callout-box>PlaynVoice optimiert die Dokumentation effizient und zeitsparend. Jetzt eine Demo vereinbaren.<callout-box>