Entlastung, die ankommt – Wie die Spitex ToDo mit PlaynVoice die Dokumentation neu denkt

<callout-box-left>• <b>3-4 Stunden/Woche Dokumentationszeit </b>pro Mitarbeitendem gespart<br/> • Verlaufsdokumentationen dauern nur noch <b>20 Minuten statt 2-3 Stunden</b><br/>• Die gewonnene Zeit ermöglicht <b>1-2 zusätzliche Klient:innenkontakte pro Monat</b><br/>• <b>Spracherkennung funktioniert zuverlässig</b>, auch bei Dialekt<br/>• <b>Klient:innen akzeptieren Einsatz</b> dank Aufklärung und Anonymisierung<br/><callout-box-left>

Ambulante psychiatrische Pflege neu gedacht – Ein Blick hinter die Kulissen der Spitex ToDo

Die psychiatrische Spitex ToDo ist ein privates, auf ambulante psychiatrische Pflege spezialisiertes Unternehmen mit Sitz in Bauma und Einsatzgebieten wie Winterthur, Tösstal, Zürcher Oberland, Unterland sowie entlang des Zürichseeufers.
Sie begleitet Kinder, Jugendliche und Erwachsene mit psychischen Herausforderungen und setzt dabei auf Persönlichkeit, Flexibilität und ganzheitliche Unterstützung – über Pflege hinaus. Das Leistungsspektrum umfasst u. a. Bedarfsabklärung, Beratung, sozialpädagogische Unterstützung, Trauerbegleitung, Pflegende Angehörige und sogar innovative Angebote wie die Spitex-Hundegruppe „To DoG“. Im Zentrum steht der Mensch mit all seinen individuellen Bedürfnissen – begleitet von einem interdisziplinären, empathischen Team mit Tandem-Einsätzen bei Bedarf. Die Spitex ToDo legt grossen Wert auf eine qualitativ hochwertige, kassenkonforme Dokumentation und rechnet die Leistungen – finanziert über Krankenkassen, Gemeinde und Eigenanteil – monatlich direkt ab.

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Dokumentationsdruck und Sprachvielfalt im Spitex-Alltag

In der psychiatrischen Spitex ist die Dokumentation zentral – nicht nur zur Sicherung der Behandlungsqualität, sondern auch für die Vergütung durch Krankenkassen. Gleichzeitig ist sie zeitintensiv: Früher wurden nach einem vollen Arbeitstag oft zwei bis drei Stunden für Verlaufsdokumentationen benötigt. Rund 20–30 % der Arbeitszeit fliesst in die Dokumentation und nicht direkt in die Versorgung der Klient:innen. Hinzu kommt, dass zunehmend junge Kolleg:innen im Team sind, die sich erst an die Komplexität der Pflegedokumentation herantasten müssen.
Ein weiteres Thema: Unterschiedlichste Sprachen und Dialekte im Alltag – von Schweizerdeutsch über andere Sprachen bis hin zu gebrochenem Englisch.

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Wie PlaynVoice Dokumentation smarter macht

In einem anspruchsvollen Versorgungsfeld, in dem präzise Dokumentation und Zeitmanagement essenziell sind, setzt „ToDo“ seit kurzem auf PlaynVoice. Ziel war es, den hohen Dokumentationsaufwand zu reduzieren - ohne Abstriche bei Qualität und Nachvollziehbarkeit. Für die Spitex ToDo war klar: Ein gutes Tool muss sich nahtlos in den Alltag integrieren lassen, ohne grosse Schulung, ohne Umwege. PlaynVoice punktet nicht nur mit einfacher Bedienbarkeit, sondern auch mit hoher Erkennungsgenauigkeit, selbst bei Dialekten und Sprachmischungen.

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„Egal ob Schweizerdeutsch, Hochdeutsch oder gebrochenes Englisch – PlaynVoice versteht alles."

Uwe Riekmann

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Besonders relevant im Spitex-Kontext: Die Möglichkeit, auch unterwegs - etwa im Auto oder zwischen Einsätzen - sprachbasierte Verlaufsnotizen zu erstellen, spart wertvolle Stunden.

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„Ich nehme während der Fahrt im Auto auf und habe danach gleich den fertigen Verlauf."

Uwe Riekmann

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Die eingesparte Zeit kann direkt für weitere Klient:innenkontakte genutzt werden, was sich auch finanziell bemerkbar macht.
PlaynVoice wurde eingeführt, um den Dokumentationsprozess effizienter und zugleich standardisierter zu gestalten. Die Notizen können direkt für die Verlaufsdokumentation verwendet und mit wenigen Anpassungen in interne Dokumentationsmasken überführt werden. Ergänzend nutzen einzelne Mitarbeitende KI, um sprachliche Anpassungen für die Spitex-spezifische Terminologie vorzunehmen.

Durch standardisierte Templates, DSGVO-konforme Anonymisierung und zuverlässige Transkription wurde PlaynVoice schnell zum festen Bestandteil im Dokumentationsprozess  mit direktem Nutzen für Qualität, Zeitmanagement und Abrechnungssicherheit.
Was PlaynVoice besonders macht: Die Sprachverarbeitung funktioniert zuverlässig – unabhängig vom Dialekt oder Sprachvermischungen. Und auch die datenschutzkonforme Anonymisierung überzeugt sowohl Klient:innen als auch deren Angehörige.

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„Ich erkläre es und zeige live das Resultat – dann sind auch skeptische Klient:innen einverstanden."

Uwe Riekmann

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Gerade bei den regelmässigen Stichproben durch Krankenkassen ist eine qualitativ hochwertige Dokumentation essenziell. In einzelnen Fällen wurde privaten Spitex-Anbietern bereits der Auftrag entzogen. Grund waren unqualifizierte Verlaufseinträge, die von den Kassen nicht akzeptiert und somit auch nicht rückvergütet wurden. Solche Entwicklungen zeigen deutlich, wie wichtig es ist, präzise und nachvollziehbar zu dokumentieren.

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Einfach starten – wie PlaynVoice im Alltag funktioniert

Die Einführung von PlaynVoice verlief reibungslos. Dank einer Testphase konnten die Mitarbeitenden den Einsatz praxisnah erproben. Technische Rückfragen wurden rasch – teils auch am Wochenende – beantwortet. Die Möglichkeit, PlaynVoice interdisziplinär und flexibel zu nutzen, überzeugte: Aktuell arbeiten bereits sechs Teammitglieder damit, Tendenz steigend. Zusätzlich werden regelmässig gemeinsame Erfahrungen im Team reflektiert und weitergegeben.

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Mehr Zeit, bessere Qualität – was sich konkret verändert hat
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„Früher bin ich am Abend noch zwei bis drei Stunden hingesessen, um zu dokumentieren. Jetzt brauche ich 20 Minuten - das ist genial.“

Uwe Riekmann

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• Zeitersparnis: Pro Woche konnten im Schnitt 3-4 Stunden Dokumentationszeit eingespart werden. Diese Zeit kann für 1-2 zusätzliche Klient:innen pro Woche genutzt werden - je nach Finanzierung ergibt das mehr abrechenbare Leistungen.

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„Ich arbeite im Schnitt rund 80 Stunden im Monat – das gibt mir eine Ersparnis von ca. 12 Stunden. Das heisst: mindestens ein bis zwei Klient:innen mehr pro Woche.“

Uwe Riekmann

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• Qualitätsgewinn: Die Verlaufseinträge erfüllen die hohen Anforderungen der Krankenkassen, was zu weniger Aufwand für Nachkontrollen oder Rückfragen von Krankenkassen führte.

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„Wir legen grossen Wert auf qualitativ hochwertige Verlaufsdokumentationen und PlaynVoice hilft uns dabei enorm. Die Krankenkassen sagen: ‘Super, qualitativ hochstehend – macht weiter so!’“

Uwe Riekmann

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• Flexibilität: Ob unterwegs im Auto oder im Rahmen von interprofessionellen Zoom-Sitzungen - PlaynVoice unterstützt ortsunabhängig.
• Akzeptanz bei Klient:innen: Durch transparente Aufklärung und Anonymisierung stösst der Einsatz auch bei skeptischen Klient:innen auf hohe Akzeptanz.
• Unterstützung für das Team: Besonders für weniger erfahrene Mitarbeitende ist PlaynVoice eine wertvolle Hilfe in der sprachlichen und fachlichen Formulierung von Dokumentationen.
• Für die Organisation bedeutet das: Mehr Leistungsabrechnung, höhere Zufriedenheit im Team, geringere Belastung durch Admin-Aufwand.

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Mehr Fokus auf Klient:innen dank intelligenter Unterstützung

Die psychiatrische Spitex „ToDo“ zeigt eindrucksvoll, wie KI-basierte Dokumentation in der Praxis funktionieren kann. Trotz fehlender Spezialisierung auf Spitex-Strukturen passt sich PlaynVoice flexibel an und wird durch clevere Kombination mit bestehenden Tools optimal eingesetzt. Das Resultat: Spürbare Entlastung, hohe Qualität und mehr Zeit für das, was zählt - die Arbeit mit den Klient:innen.

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​​„Ich würde es jederzeit weiterempfehlen. Die Zusammenarbeit ist sehr angenehm, schnell und unkompliziert.“

Uwe Riekmann

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<callout-box>PlaynVoice optimiert die Dokumentation effizient und zeitsparend. Jetzt eine Demo vereinbaren.<callout-box>

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