Wie die Klinik im Hasel mit KI ihren Dokumentationsaufwand signifikant reduzierte

Die Klinik im Hasel im Überblick

Das Ambulatorium Baden ist Teil der Klinik im Hasel und spezialisiert auf die ambulante Behandlung von Patient:innen mit Traumafolgestörungen. In einem multiprofessionellen Team aus Psychotherapeut:innen und Ärzt:innen werden individuelle, evidenzbasierte Behandlungspläne erstellt. Das Angebot umfasst psychotherapeutische Einzel- und Gruppenangebote, traumafokussierte Verfahren, medikamentöse Unterstützung und interdisziplinäre Zusammenarbeit. Ziel ist es, Patient:innen mit traumabezogenen Belastungen auf ihrem Weg zu Stabilisierung, Verarbeitung und Genesung umfassend zu unterstützen.

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Dokumentation als Belastung

In der Klinik im Hasel wurde die Dokumentation bisher manuell vorgenommen: Therapeut:innen machten sich während der Sitzungen handschriftlich Notizen und übertrugen diese anschliessend in das Klinik-Informationssystem. Die Handakten waren zwar schon lange abgeschafft, dennoch blieb der Aufwand doppelt: Notizen während der Sitzung und Nachdokumentation am PC. Gerade bei dicht getakteten Terminen war es oft nicht möglich, direkt nach der Sitzung zu dokumentieren. Deshalb mussten viele Inhalte während des Gesprächs handschriftlich festgehalten werden, um sie später in Ruhe am Computer übertragen zu können.

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Hauptprobleme

• Zeitdruck und erhöhte Arbeitsbelastung: Die Dokumentation musste oft unter Zeitdruck oder mit grossem Abstand zur Sitzung erfolgen. Dadurch wurde die Aufmerksamkeit während der Gespräche stark gebunden. Oft fiel es Therapeut:innen schwer, während des Gesprächs zu dokumentieren und gleichzeitig präsent bei ihren Patient:innen zu sein. Besonders bei sehr knapp aufeinanderfolgenden Terminen war eine sofortige Dokumentation kaum möglich, was den Druck erhöhte und die therapeutische Qualität beeinträchtigte.
• Fehlende Vollständigkeit: Inhalte wurden teilweise nur rudimentär dokumentiert, wenn die Nachbearbeitung zu spät erfolgte. Dies ging zu Lasten der Behandlungsqualität und führte zu Einbussen in der Nachvollziehbarkeit des Verlaufs.‍
• Stress: Die Nachbearbeitung von Gesprächen führte zu einer hohen kognitiven Belastung.

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So kam PlaynVoice in die Klinik

PlaynVoice bietet eine KI-gestützte Lösung zur Transkription und automatisierten Strukturierung von Therapiesitzungen. Die Software erstellt auf Basis von Audioaufnahmen strukturierte Verlaufsnotizen, Anamnesen oder Berichte und bietet verschiedene Vorlagen für unterschiedliche Settings. Alle Daten werden DSGVO-konform gespeichert.

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Einsatz & Implementierung

• Die Klinik entdeckte PlaynVoice über LinkedIn und begann mit einem kleinen Pilotprojekt im Herbst 2024.
• Drei Teammitglieder starteten mit Test-Accounts, um das Tool unverbindlich kennenzulernen. Die Klinik war offen und interessiert daran zu prüfen, welches Potenzial in der Anwendung steckt.
• Die Zeitersparnis war bereits nach wenigen Wochen spürbar: Im Oktober/November war die Qualität der automatisierten Notizen vergleichbar mit der bisherigen Dokumentation. Ab Dezember wurde das gesamte Team am Standort Baden einbezogen.
• Die Projektleiterin berichtet, dass gerade am Anfang auf jedes einzelne Feedback reagiert wurde. Das habe viel Vertrauen geschaffen. Auch heute werde bei grösseren Anliegen sehr schnell reagiert. Nach dem letzten Besuch von PlaynVoice habe sich das Team direkt an die Umsetzung der Rückmeldungen gemacht.
• Die meistgenutzten Funktionen im Alltag sind Verlaufsnotizen und Anamnesenotizen. Für strukturierte Erstgespräche wird zudem der Psychopathologische Befund gerne eingesetzt – dieser bietet bereits eine gute Grundstruktur, die individuell angepasst werden kann.
• Die leitende Psychologin hebt hervor, dass die Entwicklungskurve von PlaynVoice sehr steil ist. Es wird kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert.
• Aktuell startet die zweite Projektphase: Die Einführung von PlaynVoice am Standort Lenzburg. Dort arbeiten zwölf Psychotherapeutinnen und drei bis vier Ärzt:innen im therapeutischen Team. Auch hier übernimmt die leitende Psychologin die Projektleitung und koordiniert gemeinsam mit der Standortleitung die Einführung.

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Spürbare Verbesserungen im Klinikalltag

• Zeitersparnis: Die tägliche Dokumentationszeit pro Therapeut:in konnte signifikant reduziert werden.

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Ich brauche heute pro Sitzung nur noch wenige Minuten für die Dokumentation von Therapiesitzungen.

Louisa Lorenz

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• Erleichterte Dokumentation: Die Notizen sind strukturierter und ausführlicher. Vor allem bei standardisierten Gesprächsverläufen gelingt die Dokumentation mit wenigen Anpassungen.
• Steigerung der Mitarbeitendenzufriedenheit: Therapeut:innen können sich im Gespräch besser auf ihre Patient:innen konzentrieren, erleben eine kognitive Entlastung und empfinden den geringeren Dokumentationsaufwand als deutliche Erleichterung.

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Effizienz, die sich auszahlt

• In psychiatrischen Kliniken ist Zeit eine wertvolle Ressource. Dokumentation, die über die 15 Minuten Vor- und Nachbereitungszeit hinausgeht, ist nicht abrechenbar und verursacht indirekte Kosten.
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„Wenn wir bei einer Sitzung über die 15 Minuten Dokumentationszeit hinausgehen, dann machen wir das ja gratis – jetzt ist es realistischer, diese einzuhalten.“

Louisa Lorenz

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Konkret messbare Vorteile

• Durch PlaynVoice konnte die Dokumentationszeit signifikant verkürzt werden.
• Die gewonnene Zeit schafft Raum für Entlastung, Ausgleich und mehr Präsenz im Praxisalltag.
• Die Klinik verzeichnete eine Produktivitätssteigerung, messbar in internen Kennzahlen. Die beobachtete Effizienzsteigerung ist signifikant. Dennoch wird beabsichtigt, diese Beobachtungen in der nächsten Phase nochmals genauer zu überprüfen.

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Was bleibt und wie es weitergeht

PlaynVoice hat sich innerhalb weniger Monate von einer Testlösung zu einem festen Bestandteil des Arbeitsalltags in der Klinik entwickelt. Die Reduktion des Dokumentationsaufwands, die erhöhte Konzentration auf Patient:innen und die verbesserte Strukturierung der Notizen machen die Lösung sowohl qualitativ als auch wirtschaftlich attraktiv.
Derzeit wird die Ausweitung auf weitere Standorte vorbereitet. Für die Zukunft denkt das Team auch an den Einsatz bei anderen Berufsgruppen – etwa im Sozialdienst oder der Peerarbeit.

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<callout-box>PlaynVoice optimiert die Dokumentation effizient und zeitsparend. Jetzt eine Demo vereinbaren.<callout-box>