50 % weniger Dokumentationszeit: Wie das PZM mit KI echte Entlastung schafft

<callout-box-left>• <b>50 % weniger Dokumentationszeit</b> im Klinikalltag<br/> • <b>Hohe Textqualität</b> und <b>klare Struktur</b> der Berichte<br/>• <b>Hohe Zufriedenheit bei Anwender:innen</b> (5.4 / 6 Punkte)<br/>• 97%<b> Zustimmung durch Patient:innen</b><br/>• <b>Spürbare Entlastung </b> und <b>mehr Zeit</b> für Patient:innen<br/><callout-box-left>

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Das Psychiatriezentrum Münsingen im Überblick

Das Psychiatriezentrum Münsingen (PZM) gehört zu den führenden psychiatrischen Kliniken der Schweiz. Es bietet ein breites Spektrum an Behandlungsangeboten von Depression und Angst über Psychose und Abhängigkeit bis hin zur Alters- und Neuropsychiatrie. Im Zentrum stehen integrative Therapie- und Unterstützungsangebote, die sich an den individuellen Bedürfnissen von Patient:innen orientieren. 

Ein Beispiel dafür ist das Stepped Care-Angebot der Klinik für Depression und Angst, das Menschen mit depressiven Verstimmungen frühzeitig und unkompliziert – telefonisch, per Videocall oder vor Ort – unterstützt.

Zudem engagiert sich das PZM aktiv in Forschung, Weiterbildung und innovativen Projekten und verbindet medizinische Qualität mit einem menschenzentrierten Ansatz.

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Dokumentation als Belastung im Klinikalltag

Neben der direkten Arbeit mit Patient:innen nimmt die Dokumentation im Klinikalltag einen zentralen, aber sehr zeitintensiven Platz ein. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben, relevant für den Informationsaustausch und entscheidend für Behandlungspläne. Gleichzeitig ist sie häufig repetitiv, nur teilweise finanziert und verursacht zusätzlichen Aufwand - etwa durch Sprachhürden oder zeitkritische Berichte.

Vor diesem Hintergrund startete das PZM im Sommer 2025 gemeinsam mit PlaynVoice ein Pilotprojekt, welches unter der Leitung von Timur Steffen, Oberpsychologe, Co-Leiter Ambi und Leiter Stepped Care, und PD Dr. med. Malte Claussen, Chefarzt der Klinik für Depression und Angst, umgesetzt wurde. Ziel war es, die Dokumentation effizienter, sprachlich präziser und insgesamt ressourcenschonender zu gestalten, damit Fachpersonen mehr Zeit für ihre Patient:innen und ihre Behandlung haben.
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Im PZM zeigte sich dieses Spannungsfeld besonders deutlich:

• Hoher Schreibaufwand nach jeder Sitzung
• Sprachliche Heterogenität in Berichten
• Zeitdruck bei Austrittsdokumenten
• Zunehmende mentale Ermüdung durch Dokumentationslast

Um hier nachhaltige Entlastung zu schaffen, startete das PZM im Sommer 2025 ein Pilotprojekt mit PlaynVoice, einer KI-basierten Lösung zur automatisierten Therapiedokumentation.Das Ziel: mehr Zeit für Patient:innen, weniger Zeit am Schreibtisch.

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Zielsetzung des Projekts

Das Pilotprojekt sollte zeigen, ob PlaynVoice im klinischen Alltag messbare Entlastung schafft - ohne Kompromisse bei Qualität oder Datenschutz.

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Ziel des Projekts war es, die Dokumentationszeit deutlich zu verkürzen und die Qualität der Texte sowohl sprachlich als auch inhaltlich zu verbessern. Gleichzeitig sollte PlaynVoice sich reibungslos in die bestehenden Abläufe integrieren und die behandelnden Fachpersonen mental entlasten. Ein weiteres wichtiges Ziel war die rechtliche Sicherheit durch die Nutzung eines Schweizer Produkts, das vollständig DSG- und DSGVO-konform arbeitet.

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„In unseren Teams haben wir Mitarbeitende, die nicht deutschsprachig aufgewachsen sind. Daher ist es mir wichtig, einen hohen Qualitätsstandard der Sprache sicherzustellen und neue Technologien kritisch, aber offen zu prüfen."

Timur Steffen

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Umsetzung des Pilotprojekts

„Ich habe mich intensiv mit Kolleg:innen, Patient:innen und Entscheidungsträger:innen ausgetauscht, bevor wir PlaynVoice getestet haben. Nach einem Jahr Vorbereitung war klar: Das ist ein Schritt in die richtige Richtung."

Timur Steffen

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• Dauer: Juni bis September 2025 
• Teilnehmende: 7 Fachpersonen (Psycholog:innen und Ärzt:innen)‍
• Bereiche: ambulant und stationär‍
• Technik: Sprachaufnahmen über Smartphones, Bearbeitung auf PZM-Laptops‍
• Evaluation: Prä-/Post-Messungen, wöchentliche Verlaufserhebungen und begleitende Tagebücher

Diese strukturierte Evaluation stellte sicher, dass Ergebnisse nicht auf subjektiven Eindrücken, sondern auf nachvollziehbaren Daten beruhen.

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Ergebnisse der Evaluation

Qualitative Ergebnisse:

• Hohe Zufriedenheit der Nutzer:innen: 5.4 von 6 Punkten
• Sehr geringe technische Probleme (0.9 %) und Ausfälle (0.6 %)
• Akzeptanz durch Patient:innen: 97 % Zustimmung
• Inhaltliche Qualität: 95 % positiv bewertet

Quantitative Ergebnisse:

• 50 % weniger Dokumentationszeit im Durchschnitt
  
  • Beispiel: Für ein 60-minütiges Gespräch reduzierte sich der Dokumentationsaufwand von 15 auf 7 Minuten.
• Hochgerechnet auf ein Jahr ergibt das pro Fachperson im ambulanten Setting
  
  • 18’000 Minuten (über 300 Stunden) Zeitersparnis
  • Hypothetisch ergäbe dies, je nach Tarifmodell (TARPSY, TARMED, TARDOC), eine Kostenersparnis zur Umlagerung zwischen CHF 23’000 und CHF 31’000 pro Jahr

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Nutzen für das PZM

Die Einführung von PlaynVoice brachte spürbare und messbare Verbesserungen in den klinischen Alltag. Austrittsberichte konnten schneller und sprachlich präziser erstellt werden, was Ärzt:innen, Fallführende und Sekretariate deutlich entlastete. Auch die mentale Belastung durch umfangreiche Dokumentationsaufgaben während und nach den Sitzungen nahm merklich ab. Dank der Schweizer Serverinfrastruktur ist die Datensicherheit jederzeit gewährleistet, wodurch das Risiko entfällt, auf unsichere private KI-Tools zurückzugreifen. Anpassungen konnten in enger Zusammenarbeit mit dem PlaynVoice-Team rasch umgesetzt werden, und die Nutzung bleibt dabei vollständig unabhängig von bestehenden Systemen.



Die ausgewerteten Daten zeigten klar, dass PlaynVoice im klinischen Alltag wirksam entlastet. Auf dieser Grundlage hat das PZM beschlossen, die Lösung nach Abschluss des Pilotprojekts in die bestehenden Abläufe zu integrieren und für den weiteren Einsatz aufzubauen.

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„Ich bin stolz, dass wir mit PlaynVoice einen weiteren wichtigen Impuls im PZM setzen konnten. In der klinischen Arbeit herrscht ein grosser Bedarf nach Entlastung und genau da setzt PlaynVoice an. Es funktioniert, es entlastet, und es bringt echten Nutzen."

Timur Steffen

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Fazit

Das Pilotprojekt hat gezeigt, dass PlaynVoice einen klaren Mehrwert im psychiatrischen Klinikalltag bietet: weniger Zeitaufwand, bessere Qualität, geringere Kosten und mehr Ressourcen für die direkte Arbeit mit Patient:innen. Die hohe Zufriedenheit der Fachpersonen sowie die positiven Rückmeldungen der Patient:innen sprechen für sich.

Auf Grundlage dieser Ergebnisse hat das PZM entschieden, PlaynVoice ab dem 1. Dezember 2025 regulär einzuführen und im ambulanten wie auch im stationären Setting auszurollen. Damit wird die KI-gestützte Dokumentation nachhaltig im klinischen Alltag verankert.

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<callout-box>PlaynVoice ermöglicht Fachpersonen, sich wieder auf das zu konzentrieren, was zählt: die Arbeit mit Patient:innen. Jetzt eine Demo vereinbaren.<callout-box>

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